Contesto: Azienda italiana situata in Friuli-Venezia Giulia, con un fatturato di 60 Mln € dei quali il 30% sul mercato estero.
Negli ultimi anni l’azienda ha dovuto gestire un volume di ordini in continua crescita proveniente da clienti più o meno organizzati. Questo ha generato problemi di varia natura ed evidenziato alcuni limiti strutturali/organizzativi che non erano mai emersi prima.
Soluzione proposta
Il team di DoDo+ ha elaborato un piano operativo che prevede un maggiore sforzo organizzativo, finalizzato al ri-allineamento delle necessità dei clienti con quelle interne all’azienda, cercando di rendere la comunicazione tra reparti più efficiente, efficace e meno stressante. Sono stati stilati una serie di punti che sono il risultato di un lavoro che ha come obiettivo principale il miglioramento della precedente organizzazione.
Obiettivi
Riorganizzare il processo aziendale legato all'attività di gestione degli ordini dei clienti sviluppando si seguenti punti:
A - Fornire alla produzione e alla fatturazione un flusso di ordini costante.
B - Fornire informazioni più affidabili alla pianificazione.
C - Fornire in modo estremamente più preciso, risposte puntuali veloci e precise alle vendite.
A - Fornire alla produzione e alla fatturazione un flusso di ordini costante.
B - Fornire informazioni più affidabili alla pianificazione.
C - Fornire in modo estremamente più preciso, risposte puntuali veloci e precise alle vendite.
Timing
Il lavoro coordinato dal team DoDo+ che ha impiegato anche risorse aziendali ha avuto una durata di 6 mesi.
Risultati ottenuti
1 - Analisi dei Processi Attuali
- Identificati i punti critici e le inefficienze nei processi di gestione degli ordini attuali.
- Raccolta e analisi dei feedback forniti dai dipendenti coinvolti nei processi e dai clienti al fine di strutturare il nuovo ciclo di lavoro.
2 - Definizione degli Obiettivi Specifici
- Stabiliti obiettivi chiari e misurabili per migliorare il flusso degli ordini, l'affidabilità delle informazioni e i tempi di risposta.
- Verifica che i risultati siano allineati agli obiettivi aziendali generali.
3 - Progettazione del Nuovo Processo
- Identificate le aree in cui è possibile ottimizzare i processi per garantire un flusso costante di ordini alla produzione e alla fatturazione.
- Sviluppate procedure standardizzate e linee guida per la gestione degli ordini, garantendo una maggiore coerenza e affidabilità.
- Esaminata l'implementazione di strumenti tecnologici quali software di gestione degli ordini o sistemi di automazione, per migliorare l'efficienza, le prestazioni e la precisione.
4 - Formazione del Personale
- Fornita formazione approfondita al personale coinvolto nel nuovo processo di gestione degli ordini.
- Verifica che tutti abbiano compreso i meccanismi delle nuove procedure e degli strumenti utilizzati.
- Creato materiali di supporto quali manuali operativi e video tutorial per facilitare l'apprendimento.
5 - Implementazione Graduale
- Avviata un'implementazione graduale dei nuovi processi al fine di consentire un adeguato adattamento e risolvere eventuali problemi iniziali.
- Monitorata da vicino l'efficacia del nuovo sistema e apportati aggiustamenti in base ai feedback e alle prestazioni osservate.
6 - Valutazione e Ottimizzazione Continua
- Valutazioni periodiche del nuovo processo per valutare il raggiungimento degli obiettivi e identificare eventuali aree di miglioramento.
- Mantenuto un ciclo di miglioramento continuo, apportando modifiche e aggiornamenti in risposta alle esigenze aziendali e ai cambiamenti nel mercato o nelle tecnologie.
La riorganizzazione e revisione dei processi è a regime e gli effetti, sull’efficienza e sul clima aziendale, sono ben visibili e il personale si sente coinvolte in modo attivo massimizzando l'efficacia e l'accettazione del nuovo sistema di gestione degli ordini.